拒绝低效会议：高效会议组织的8个步骤

拒绝低效会议：高效会议组织的8个步骤
80%企业不知道的会议组织和运营技巧
【课程背景】
我们日常工作中，每天的时间都会被各种会议切割得支离破碎。如果你是一个中层管理者，每周可能有35%的时间用于参加和主持各种会议；如果你是一个高层管理者，则可能超过50%；从财务数字来讲，大多数组织直接花在开会上的费用占人事办公费用的7-15%，因此，会议是企业管理中的很重要一项工作内容。
然而，我们却往往发现许多会议效率很低，冗长拖延，议而不决……最后大家都会产生一个趋同的认知：参加的会议越少越好，越短越好。
可是，当我们仔细考察每一次开会的理由时，却发现绝大部分会议的召开都是有原因的，那么，我们怎么办呢？难道我们不能让这些会议更高效些、烦恼更少些么？
【课程目标】
1.了解会议这种特殊管理活动的特点和规律
2.把握解决问题一类会议的操作关键
3.熟悉高效解决问题会议的实施过程
4.练习与思考如何改进我们日常相关会议的效率
【课程对象】
1.任何发起会议的组织者、工程师、技术专家等
2.中高层管理者、部门经理、中基层主管、新任经理/主管、班组长
【课程长度】
2天（6H/天，可根据客户的需求调整）
【课程纲要】
课程导入：
1.在工作中为什么要开会？
2.在工作中，开会时最优的选项吗？
3. 我们都有哪些不好的开会习惯？
单元一：高效成功会议概述
一、高效会议中的六大常见现象
（一）临时会议、突发会议太多
（二）议事缺乏规则
（三）会议层次不清楚
（四）会前准备不充分
（五）会后执行不到位
（六）会议纪律淡漠
二、“开会”与“做出决定”是两个环节
三、会议成本的计算
四、会议管理就是生产力
五、开好会和做好决定是对职业经理人的基本要求
六、会议中的六大角色
七、高效成功会议的四项基本原则
原则一：无目标不开会
原则二：无议程模板不开会
原则三：无会前充分准备不开会
原则四：无会中决策流程不开会
单元二：高效成功会议的八个步骤
步骤1：“明目的”——明确会议的4个依据
1.决策与执行
2.解决问题
3.创意发想
4.凝聚向心力
步骤2：“定形式”——确定会议举办的方式
1.与会者规模
2.会议地点
3.会议流程
步骤3：“碰时间”——避免冲突
1.确认与会者的时间
2.安排与预定会议室
步骤4：“发通知”——信息告知与反馈
1.会议通知的撰写
2.会议通知发放的时间节点
3.参会反馈
步骤5：“做准备”——落实会议准备事项
1.会议信息收集
2.会议材料准备
3.会议场地设备准备
步骤6：“准运行”——准时启动会议的流程
1.主持人的职责、要点、善用个人技巧
2.执行会议流程
3.开放式沟通和与会者的意见交换
4.如何有效控制会场气氛
5.与会者意见产生分歧时的有效处理方法
6.如何有效激励会议成员参与
7.如何有效激励沉默不发言的与会者参与讨论
8.如何面对滔滔不绝的发言者
9.如何控制争论的场面
10.偏离会议主题的情况分析和控制方法
11.会议的时间控制
步骤7：“产结果”——要开有结果的会议
1.会议的决策机制与流程
2.有效参与会议中的四项技巧
技巧 1：提案具体
技巧 2：1分钟演讲术
技巧 3：建立体系
技巧 4：引用提案
3.高效会议必备的四个能力
能力1：聆听力
能力2：发问力
能力3：回答力
能力4：决策力
步骤8：“必跟进”——会议成果的落地与实现
1.会议纪要与会议报告
-会议记录的原则
-会议记录方法和技巧
-会议报告的关键要素
-有效地完成会议报告
2.追踪执行
-监督会议决议的执行及时控制
-追踪待议问题
-执行会议决议并及时反馈
-继续思考待议论问题
单元三：如何开好六种类型会议的技巧
一、早会
（一）什么是早会
（二）早会的5个目的及关键点
1.培训
2.激励
3.宣导
4.锻炼
5.灌输
二、夕会
（一）夕会的两个核心目的
1.总结今天的工作，解决遇到的问题
2.对第二天的工作进行规划
（二）夕会关注的4个要点
三、周例会
（一）周例会的参加对象
（二）周例会的目的
四、月启动大会
（一）月启动大会的目的
（二）月启动大会包括的内容
1.总结和分析上阶段目标达成情况
2.表彰上阶段优秀部门与个人
3.分享成功经验和感人故事
4.设定下阶段总目标及各部门目标
5.宣导奖励计划，各部门表达决心，发起挑战（公众承诺）
五、季度战略研讨会
（一）会议对象
（二）会议重点关注内容
六、年庆和年会
（一）年庆
（二）年会
单元四：国际化视野下的高效成功会议经验
一、日本黛安芬：每日例行营销早会
二、日产汽车：价值优先会议
三、英特尔：高效会议
四、IDEO：头脑风暴
五、奥美集团：创意发想会议
六、三星：目标指向型会议
Q&A

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